Polityka prywatności Sklepu Instytutu Kultury Miejskiej sklepikm.pl

 § 1
Administrator Danych Osobowych,
Inspektor Ochrony Danych

1. Uprzejmie informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Gminę Miasta Gdańska pod numerem 12/11.
2. Administrator danych powołał Inspektora ochrony danych, adres korespondencyjny: adres Administratora danych z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych, e-mail: iodo@ikm.gda.pl.

§ 2
Definicje

Definicje:

• Polityka - oznacza niniejszą Politykę prywatności, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu lub treści zapisów Polityki,
• Dane - oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z treści niniejszej Polityki, pozwalające na Pani/Pana identyfikację jako osoby fizycznej np. Pani/Pana imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, ale także w określonych sytuacjach cookies, dane o wykorzystaniu, itp.
• Osoba upoważniona – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Administratora Danych Osobowych do przetwarzania danych osobowych. Osobą upoważnioną może być pracownik IKM, osoba wykonująca prace na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy cywilno-prawnej, a także osoba odbywająca wolontariat, praktykę lub staż;
• Przetwarzanie danych osobowych – rozumie się przez to operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych;
• RODO - oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobod­nego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1);
• Sklep Instytutu Kultury Miejskiej (IKM) – sklep internetowy IKM dostępny pod adresem: sklepikm.pl,
• Klient – osoba korzystająca ze sklepu IKM/posiadająca w nim konto/dokonująca w nim zakupów,
• Profilowanie - oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwa­rzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycz­nej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
• Konto – oznacza konto Klienta w Sklepie IKM.

 
§ 3
Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

IKM przetwarza Pani/Pana dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pani/Pan wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

W celu założenia Konta w Sklepie IKM przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania lub adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody; wyraźna i dobrowolna zgoda na przetwarzanie tych danych udzielana jest w celu założenia konta w Sklepie IKM. Zgoda potwierdzana jest poprzez akceptację treści Regulaminu Sklepu IKM i Polityki prywatności.

W celu dokonania zakupów (zawarcia umowy) przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania lub adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• ewentualnie numer rachunku bankowego,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt b) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli zdecyduje się Pan/Pani podać również inne dane osobowe, uznajemy, że wyraził(a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie również tych danych — wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania może być art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;

Dane osobowe zbierane w trakcie dokonywania zakupów w Sklepie IKM są integrowane z danymi osobowymi Klienta zbieranymi w ramach Konta w celu usprawnienia procesu dokonywania zamówień w Sklepie IKM.

W celu kontaktu telefonicznego/mailowego w sprawach związanych z wykonaniem umowy przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt b) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.

W celu wystawienia rachunku lub faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat od zakończeniu roku, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z wykonania umowy, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres dostawy,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru osób, które zgłosiły sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,

ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłosi Pan/Pani np. sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 pkt c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem IKM jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres e-mail,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem IKM jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym Klientów.

W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę Sklepu IKM pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies).

W celu administrowania stroną internetową sklepu IKM przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

• adres IP,
• data i czas serwera,
• informacje o przeglądarce internetowej,
• informacje o systemie operacyjnym

- dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony sklepu IKM. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem IKM jest administrowanie stroną internetową).

W celu prowadzenia marketingu bezpośredniego przetwarzamy dane osobowe, jak:

• imię;
• nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes;

§ 4
Pliki Cookies

1. Administrator Danych Osobowych wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), czyli niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Klienta (np. komputerze, tablecie, smartfonie). Cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora Danych Osobowych.
2. Administrator Danych Osobowych przechowuje pliki cookies na urządzeniu końcowym Klienta, a następnie uzyskuje dostęp do informacji w nich zawartych w celach statystycznych, w celach marketingowych (remarketing) oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania Sklepu IKM.
3. Administrator Danych Osobowych informuje niniejszym Klienta, że istnieje możliwość takiej konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Klienta. W takiej sytuacji, korzystanie ze Sklepu IKM przez Klienta może być utrudnione.
4. Administrator Danych Osobowych wskazuje niniejszym, że pliki cookies mogą być przez Klienta usunięte po ich zapisaniu przez Administratora Danych Osobowych, poprzez odpowiednie funkcje przeglądarki internetowej, programy służące w tym celu lub skorzystanie z odpowiednich narzędzi dostępnych w ramach systemu operacyjnego, z którego korzysta Klient.

§ 5
Logi serwera

1. Korzystanie ze Sklepu IKM wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest strona Sklepu IKM.
2. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera. Logi obejmują m.in. adres IP Klienta, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym, z jakiego korzysta Klient.
3. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
4. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze Strony i nie są wykorzystywane przez Administratora Danych Osobowych w celu identyfikacji Klienta.
5. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania sklepem IKM, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

§ 6
Zasady ochrony Pani/Pana danych osobowych

1. Wszelkie Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. IKM przed rozpoczęciem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych obowiązany jest spełnić obowiązek informacyjny wynikający z przepisów RODO, co czyni udostępniając niniejszą Politykę prywatności.
3. Zebrane dane osobowe są przetwarzane dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów.
4. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami dotyczącymi merytorycznej poprawności oraz adekwatnie do celów, w jakich dane zostały zebrane.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania.
6. Pani/Pana dane nie są udostępniane bez Pani/Pana zgody, chyba że udostępnia się te dane osobom lub podmiotom upoważnionym zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
7. Przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się w systemie informatycznym jak i w formie tradycyjnej (w formie pisemnej/papierowej).
8. Przysługują Pani/Panu wszelkie uprawnienia wynikające z RODO, o których szerzej w § 8 niniejszej Polityki.
9. IKM weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego Pani/Pana żądania związanego z ochroną Pani/Pana danych osobowych.
10. IKM zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Pani/Pana danych za pomocą przyjętych procedur odpowiadających ryzyku naruszenia Pani/Pana praw i wolności w skutek przetwarzania przez nią Pani/Pana danych osobowych.

§ 7
Udostępnianie danych

1. Jak większość podmiotów, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych usługodawców, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. Poniżej lista odbiorców Pani/Pana danych:

2. Niezależnie od powyższego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy zobowiązani przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom. W konsekwencji trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo wnikliwie, aby przypadkiem nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
3. Nie przewidujemy przekazywania Pani/Pana danych osobowych jakimkolwiek podmiotom zajmującym się marketingiem produktów lub usług.
4. W każdym wypadku wymagamy od podmiotów trzecich zachowania poufności i bezpieczeństwa przekazanych danych oraz wykorzystania ich jedynie do zapewnienia nam danej usługi lub produktu.

§ 8
Uprawnienia

1. Zgodnie z przepisami RODO, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy Prawo telekomunikacyjne przysługuje Pani/Panu:
2. prawo do cofnięcia zgód na:

• przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody   

może Pani/Pan w każdej chwili cofnąć zgodę w siedzibie IKM, telefonicznie, za pośrednictwem korespondencji e-mail lub listownie. Jeśli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było niezgodne z prawem, tzn. odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

1. prawo do wniesienia:             

• sprzeciwu w zakresie przetwarzania Pani/Pana danych w celu marketingu bezpośredniego,
• uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów IKM z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją;

Musi Pani/Pan jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne do w stosunku do Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

1. prawo dostępu do Pani/Pana danych, w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;
2. prawo do sprostowania (poprawienia) Pani/Pana danych osobowych, jeśli Pani/Pana dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne, na Pani/Pana żądanie IKM dokonuje ich sprostowania;
3. prawo do usunięcia Pani/Pana danych, jeśli Pani/Pana dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a IKM nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Pani/Pana zgody albo realizacji obowiązku prawnego, gdy został wniesiony skuteczny przeciw względem przetwarzania Pani/Pana danych lub konieczność usunięcia Pani/Pana danych wynika z obowiązku prawnego;
4. prawo do przenoszenia danych udostępnionych nam przez Panią/Pana w formacie do odczytu maszynowego, np. w celu udostępnienia ich innemu dostawcy usług;
5. prawo ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danychw następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

• jeśli ma Pani/Pan zastrzeżenia co do prawidłowości Pani/Pana danych;
• jeśli uważa Pani/Pan, że nie powinniśmy przetwarzać Pani/Pana danych, ale jednocześnie nie chce Pani/Pan, abyśmy je usunęli;
• jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Pani/Pan potrzebuje ich w związku z dochodzeniem roszczeń;
• jeśli został przez Panią/Pana wyrażony sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

2. Ze swoich uprawnień może Pani/Pan skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji w siedzibie IKM, za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej lub telefonicznie.
3. IKM niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Pani/Panu informacji o działaniach podjętych w związku z Pani/Pana żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji Pani/Pana żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych do IKM żądań.
4. W celu realizacji Pani/Pana żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji Pani/Pana tożsamości, aby Pani/Pana dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.
5. Jeżeli Pani/Pana żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, IKM może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację wniosku albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

§ 9
Wymóg podania danych osobowych

1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie korzystania z naszej działalności i tak np. podanie danych osobowych jest konieczne:
2. aby zawrzeć z nami umowę,
3. aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę,
4. aby założyć konto w Sklepie IKM,
5. aby móc się skontaktować z Panem/Panią telefonicznie w sprawach związanych z wykonaniem umowy,.
6. jeżeli życzy sobie Pan/Pani otrzymywać treści marketingowe na adres e-mail, konieczne jest podanie adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie przesyłać wiadomości.

§ 10
Okres przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Pana/Pani dane osobowe przetwarzamy przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Pana/Pani danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczymy — poprzez pseudonimizację.
3. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

• trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
• posiadania konta – w odniesieniu do danych osobowych podanych podczas zakładania konta w Sklepie IKM,
• 3 lat lub 6 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
• 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
• do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
• do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

4. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych.
5. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.

§ 11
Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pani/Pan wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 12
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że IKM identyfikuje przypadki, w których dokonywane będzie profilowanie przetwarzanych danych oraz posiada mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji IKM po­stępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

§ 12
Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. IKM zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności bez informowania Klientów Sklepu IKM.